Quy trình 6 bước giải quyết vấn đề - Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề là khả năng phân tích tình huống, xác định nguyên nhân gốc rễ và tìm ra giải pháp hiệu quả. Đây là một kỹ năng quan trọng trong công việc và cuộc sống, giúp cá nhân đưa ra quyết định đúng đắn, xử lý tình huống nhanh nhạy và giảm thiểu rủi ro. Quá trình giải quyết vấn đề thường bao gồm các bước: xác định vấn đề, thu thập thông tin, đề xuất phương án, đánh giá lựa chọn và thực hiện giải pháp. Khi rèn luyện tốt kỹ năng này, bạn sẽ có khả năng tư duy linh hoạt, sáng tạo và nâng cao hiệu suất làm việc.

1. Quy trình 6 bước giải quyết vấn đề

Bước 1: Phát hiện vấn đề

Xác định rõ ràng vấn đề cần giải quyết là việc đầu tiên bạn cần làm. Bạn hãy dành thời gian để thu thập thông tin về vấn đề, bao gồm: các dấu hiệu, nguyên nhân tiềm ẩn và tác động của nó.

Câu hỏi để xác định vấn đề (5W+H) bao gồm:

• What? Vấn đề là gì?
• Who? Ai đang bị ảnh hưởng từ vấn đề này?
• When? Khi nào vấn đề này bắt đầu xảy ra?
• Where? Nơi nào vấn đề này xảy ra?
• Why? Tại sao vấn đề này lại xảy ra?
• How? Hậu quả của vấn đề này là gì?

Bước 2: Tìm hiểu nguồn gốc vấn đề

Sau bước xác định vấn đề, bạn cần tìm hiểu vấn đề đó bắt nguồn từ đâu. Điều này có thể đòi hỏi bạn phải thu thập thêm thông tin, phân tích dữ liệu và thực hiện các cuộc phỏng vấn, …

Bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích như sơ đồ xương cá, sơ đồ tư duy, … để xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề

Sơ đồ Ishikawa thường tuân theo “6 chữ M”:

• Menpower (Nhân lực) – Sự đào tạo, kỹ năng và thái độ của nhân viên hoặc công nhân
• Machine (Máy móc) – Bảo trì máy móc, có cần nâng cấp lên công nghệ tốt hơn không
• Material (Vật liệu) – Nguyên vật liệu và đầu vào có được dán nhãn, bảo quản đúng cách và có chất lượng cao không. Họ đã được đặt hàng đúng kích cỡ và số lượng chưa?
• Measurement (Đo lường) – Các phương pháp đo lường và kiểm soát có đúng và chính xác không. Họ có cần phải được điều chỉnh?
• Mother Nature (Mẹ thiên nhiên) – Các yếu tố môi trường thường không thể kiểm soát được như hỏa hoạn hoặc thời tiết xấu, nhưng có thể thực hiện một số biện pháp an toàn nhất định, cũng như mua bảo hiểm cho thiệt hại hoặc thảm họa
• Methods (Phương pháp) – Quy trình sản xuất có số bước hiệu quả nhất không, có nút cổ chai nào không, có quá phức tạp và dễ sai sót không?

Bước 3: Phân tích để hiểu vấn đề

Khi bạn đã tìm ra nguyên nhân của vấn đề, bạn cần phân tích vấn đề một cách chi tiết để hiểu rõ bản chất của nó. Điều này bao gồm việc xác định các yếu tố liên quan đến vấn đề, tác động của nó và các giải pháp tiềm năng.

Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật phân tích như: phân tích SWOT, phân tích PESTLE, … để hiểu rõ hơn về vấn đề.

Bước 4: Xác định và lựa chọn giải pháp tối ưu

Sau khi đã phân tích vấn đề, bạn cần đề xuất các giải pháp tiềm năng để giải quyết nó. Bạn hãy cân nhắc các yếu tố như tính khả thi, hiệu quả, chi phí và rủi ro khi đánh giá các giải pháp.

Ở bước này, bạn có thể sử dụng ma trận Eisenhower để lựa chọn giải pháp tối ưu khi ra quyết định.

Xem thêm ma trận Eisenhower TẠI ĐÂY

Bước 5: Thực hiện giải pháp

Sau khi đã chọn được giải pháp tối ưu, bạn cần lập kế hoạch để hiện thức hóa nó. Kế hoạch của bạn nên bao gồm các bước cụ thể, thời hạn và người chịu trách nhiệm cho từng bước.

Bạn cần thông tin rõ ràng tới tất cả các bên liên quan về kế hoạch thực hiện. Đồng thời bạn nên theo dõi từng bước trong quá trình thực hiện và có thể điều chỉnh khi cần thiết.

Bước 6: Theo dõi và đánh giá kết quả

Sau khi đã thực hiện giải pháp, bạn cần theo dõi và đưa ra những đánh giá kết quả đã hoàn thành. Điều này sẽ giúp bạn xác định xem giải pháp có hiệu quả hay không và có cần điều chỉnh gì thêm hay không.

Bạn có thể sử dụng các chỉ số đo lường để đánh giá hiệu quả của giải pháp, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm từ quá trình giải quyết vấn đề để áp dụng cho những vấn đề sau này.

Lưu ý: Quy trình giải quyết vấn đề 6 bước này chỉ là một mô hình chung. Bạn có thể điều chỉnh các bước này sao cho phù hợp với từng vấn đề, tình huống cụ thể.

2. Một số kỹ thuật nên áp dụng khi giải quyết vấn đề

Dưới đây là một số kỹ thuật bạn có thể áp dụng để nâng cao hiệu quả khi rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề:

2.1. Sơ đồ Mindmap

Sơ đồ Mindmap là một công cụ hữu ích giúp bạn ghi nhớ thông tin, sắp xếp ý tưởng và giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.

Để sử dụng sơ đồ Mindmap, bạn hãy thực hiện lần lượt theo từng bước dưới đây:

• Vẽ một chủ đề chính ở giữa trang giấy.
• Vẽ các nhánh chính tỏa ra từ chủ đề chính, mỗi nhánh đại diện cho một ý tưởng chính.
• Vẽ các nhánh phụ tỏa ra từ các nhánh chính, mỗi nhánh phụ đại diện cho một ý tưởng phụ.
• Thêm hình ảnh, biểu tượng và màu sắc để làm cho sơ đồ Mindmap của bạn trở nên sinh động và dễ nhớ hơn.

2.2. Brainstorming

Brainstorming là một phương pháp thảo luận nhóm nhằm đưa ra số lượng ý tưởng tối đa trong một khoảng thời gian ngắn. Bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

• Xác định rõ vấn đề cần được giải quyết
• Chọn một người làm người điều phối cuộc thảo luận
• Yêu cầu tất cả các thành viên trong nhóm đưa ra ý tưởng của họ một cách tự do và cởi mở
• Ghi chép lại toàn bộ những ý tưởng được đưa ra, không đánh giá hoặc phê bình bất kỳ ý tưởng nào
• Sau khi đã thu thập được tất cả các ý tưởng, hãy dành thời gian để đánh giá và lựa chọn những ý tưởng tốt nhất
• Brainstorming có thể giúp bạn nảy ra được nhiều ý tưởng mới mẻ và sáng tạo, gỡ bỏ những rào cản tư duy và khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm.

2.3. Nguyên tắc IDEAL

Nguyên tắc IDEAL là một khung tư duy giúp bạn giải quyết vấn đề một cách logic và đem lại hiệu quả tốt.

IDEAL là viết tắt của 5 bước: Identify (Nhận diện), Define (Xác định), Explore (Khám phá), Action (Hành động), và Look & Learn (Nhìn nhận & Học hỏi).

Cụ thể:

• Identify – Nhận diện vấn đề: Phát hiện vấn đề bằng cách quan sát và đánh giá một cách khách quan và chi tiết.
• Define – Xác định nguyên nhân: Tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề giúp bạn xác định mục tiêu và lập kế hoạch cho việc giải quyết.
• Explore – Khám phá giải pháp: Tìm kiếm các phương án khả thi và chiến lược thực hiện để giải quyết vấn đề.
• Action – Hành động: Lên kế hoạch và thực hiện ngay lập tức để giải quyết vấn đề.
• Look & Learn – Nhìn nhận & Học hỏi: Đánh giá kết quả, từ đó rút ra được các bài học và ứng dụng cho các vấn đề tương tự trong tương lai.

Ngoài những kỹ thuật trên, bạn cũng có thể áp dụng các kỹ thuật khác như phân tích SWOT, phân tích PESTEL, ma trận Eisenhower, v.v. để rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề.